طرح تجربه‌نگاری حکمرانان حوزوی

·       ضرورت طرح
با رهبری حضرت امام خمینی و همراهی مردم و جهت‎دهی نخبگان، برای اولین‌بار پس از صدر اسلام، حاکمیتی برگرفته از مبانی و  نام اسلام شکل گرفت. اتفاقی که مرحوم شهید صدر جزو آرزوهای انبیاء توصیف نمودند. با توجه به رهبری یک مرجع تقلید و حضور پررنگ روحانیت در شکل‌گیری انقلاب، نام اسلام و حاکمیت به یکدیگر گره خورده و تضعیف یا تقویت هر کدام بر دیگری اثرگذار است. فلذا کارآمدی و پیشرفت در حکمرانی جمهوری اسلامی، متعاقباً بر تقویت رفتارهای دینی مردم اثر مستقیم دارد.
به نظر می‌رسد حوزه علمیه، امروز باید از بیان توصیه‌های کلی عبور کرده و به‌صورت تخصصی و جزئی در توان خود به کارآمدی دستگاه‌ها و نهادها ÷بپردازد. امروز یکی از مهم‌ترین اقدامات برای رسیدن به حکمرانی مطلوب در دنیا، تجربه‌نگاری مدیران گذشته است. البته توجه به تجارب گذشته برای تصمیم‌گیری مطلوب در آینده، در روایات و نصوص دینی نیز مورد توجه جدی قرار گرفته است؛ حضرت علی علیه‌السلام می‌فرمایند: العَقلُ حِفظُ التَّجارِب (نهج‌البلاغه/نامه31).
·       تبیین طرح
پیشنهاد می‌شود یک مجموعه‌ی مصاحبه‌محور مبتنی بر پژوهش‌های دقیق، گفتگوهای صریح و جدی درباره‌ی چالش‌های دین در عرصه‌ی حکمرانی با مسئولین شاخص از جامعه روحانیت تولید شود. این تلاش از زمینه‌سازی‌های ضروری برای تولید «فقه حکومتی» یا به‌تعبیر دیگر «تهیه‌ی پاسخ‌های فقهی برای مسائل حکمرانی» می‌باشد.
در طی این مصاحبه‌ها، روحانیتی که سالیان متمادی مسئولیت نهادهای عظیم و گسترده‌ای را بر عهده داشتند، معضلات فکری و اجرایی خود را با رویکرد حوزوی و از جایگاه دین مطرح می‌کنند و مجموعه‌ی این گفتگوها می‌تواند به تجارب معرفتی ارزشمندی برای مجموعه‌های حوزوی و مدیریتی تبدیل شود.
 
 
·       پیشینه طرح و طرح‌های مشابه
پروژه‌ی تاریخ شفاهی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات، پروژه‌ی تاریخ شفاهی دانشگاه هاروارد، برنامه‌ی خشت خام با سردبیری آقای دهباشی، برنامه‌ی مباحثات با سردبیری حجت‌الاسلام نجمی و کتاب‌های موسسه‌ی راه انقلاب اسلامی و تولیدات مرکز اسناد انقلاب اسلامی، همگی قسمتی از اقدامات مشابه در عرصه‌ی تجربه‌نگاری بوده است.
رویکرد اصلی در پروژه‌ی پیشنهادی، تجربه نگاری و رسیدن به چالش‌های دین‌مداری در عرصه‌ی حکمرانی است و قصد ثبت خاطرات یا مسائل دیگر را نداریم.
·       فرایند شناسایی
با توجه به اینکه مدیران عالی رتبه به صورت متعارف در تعارضات و تزاحمات مدیریتی و دینی قرار                می گیرند، نقطه شروع فرایند ثبت تجارب از مدیران عالی رتبه آغاز می شود. بر همین اساس، روسای جمهور، وزرای دولت، روسای مجلس، نمایندگان مجلس، روسای قوه عدلیه و قضات عالی رتبه، و منصوبین رهبری معظم در اولویت هستند.
·       فرایند طراحی سوال
در مرحله ابتدایی جراید، کتاب ها و اسناد اشخاص مرتبط به دوره مدیریتی شخص مدعو مطالعه می شود و سپس موقعیت های چالشی استخراج و به سوالات اصلی تبدیل می شود.
·       فرایند فرآوری مطالب
.
 
 
 
با تشکر                  
مدرسه‌ی راهبری علم و عمل
میز حوزه و حکمرانی    
 
 
هنگامی که به مدیریت دانش فکر می‌کنید، در نظر گرفتن انواع دانش و به اشتراک گذاشتن آن در یک سازمان تا چه اندازه امکان‌پذیر است؟ درحقیقت، دانش ضمنی (پنهان) و دانش صریح (آشکار) دو نوع اصلی دانش هستند که در این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
دانش ضمنی (پنهان) در راستای تجربه‌ها، مهارت‌ها و دانایی‌های شخصی در جامعه پدیدار می‌شود. دانش ضمنی به راحتی قابل بیان صریح و به اشتراک گذاری نیست.
دانش صریح (آشکار) در راستای رسانه‌هایی مانند دانشنامه‌ها، کتاب‌های علمی و درسی و موارد دیگر نگاشته و ذخیره می‌شود. دانش صریح قابل بیان است و به آسانی در اختیار افراد قرار می‌گیرد
·         تاریخچه مدیریت دانش
·         نظریه‌ای واحد و فراگیر درباره منشأ مدیریت دانش وجود ندارد! شاید به این دلیل که عملکردهای مرتبط با مدیریت دانایی ریشه در انواع رشته‌ها و حوزه‌ها دارد. تعدادی از نظریه پردازان برجسته مانند پیتر دراکر، پاول استراسمان و پیتر سنگه در ایالات متحده، در تکامل مدیریت اندوخته‌های علمی نقش داشته‌اند.
·         کار اورت راجرز در دانشگاه استنفورد در زمینه گسترش نوآوری و تحقیقات، توماس آلن در داشنگاه MIT در انتقال اطلاعات و فنآوری که هر دو مربوط به اواخر دهه 1970 هستند، به درک ما از نحوه تولید، استفاده و انتشار دانش در سازمان‌ها کمک کرده‌اند.
·         دهه 1980 شاهد توسعه سیستم‌هایی مبتنی بر دانش بودیم که متکی به فعالیت‌هایی بود که در هوش مصنوعی انجام شده بود. همۀ این کارها در مفاهیمی مانند “کسب دانش”، “مهندسی دانش” و “سیستم‌های دانش بنیان” ارائه شده بودند.
·         در همین دهه بود که عبارت “مدیریت دانش” به طور جدی وارد فرهنگ لغت شد. برای ایجاد یک پایگاه فنآوری برای مدیریت دانایی، کنسرسیومی از شرکت‌های آمریکایی، ابتکار عمل برای نظارت بر دارایی‌های اطلاعات علمی را در سال 1989 در دست گرفتند.
·         تا سال 1990، تعدادی از شرکت‌های مشاوره مدیریت آمریکایی، اروپایی و ژاپنی، برنامه‌های مدیریت اندوخته‌های علمی خود را راه‌اندازی کردند. در اواسط دهه 1990، بخش عمده‌ای از اینترنت به ابتکارات مدیریت دانایی اختصاص یافته بود. شبکه بین‌المللی مدیریت دانش (IKMN)، در اروپا و در سال 1989 راه‌اندازی شد. سپس در 1996، انجمن مدیریت دانش اروپا راه‌اندازی شد تا دنیای عظیم دانش وارد مرحله جدیدی از توسعه شود.
 
 
اهمیت مدیریت دانش
چه مزایایی از طریق مدیریت دانش برای فرد، تیم، کل سازمان، جامعه، ملت یا حتی همه سیاره زمین به دست آید؟ مدیریت اندوخته‌های علمی گستردگی زیادی دارد. شاید شما در حال بررسی توانایی‌های خود در حوزه دانش شخصی باشید تا به یک بازیگر مؤثر در اقتصاد جهانی یا رهبر یک سازمان دانش محور تبدیل شوید.
شاید شما مایل باشید که استراتژی‌های مربوط به حوزه دانش را برای دولت، عملیات نظامی، ریشه کنی فقر جهانی، نظارت بین‌المللی بلایا و حتی برای تغییر آب و هوای جهانی تدوین و به کار بگیرید.
لیست کارهایی که می‌توان با مدیریت دانش انجام داد بی‌پایان است. امروزه مدیریت دانایی در سراسر جهان، در تمام بخش‌های صنعت، سازمان‌های دولتی و خصوصی و مؤسسات بشردوستانه و خیریه بین المللی استفاده می‌شود.
از همه مهم تر، مدیریت اندوخته‌های علمی به عنوان «عامل اصلی ایده‌های جدید» در فرآیند نوآوری، تولید، محصولات، خدمات و راه‌حل‌های ساختارشکنانه شناخته می‌شود. هنگامی که بتوانیم ارزش و اهمیت به دست آمده از این مهم را درک کنیم، انگیزه ما برای بررسی بیشتر مدیریت دانایی بیشتر می‌شود.
به طورکلی، اهمیت استفاده از مدیریت دانش نباید فقط داشتن دانش بیشتر باشد بلکه توانایی ایجاد، انتقال و استفاده از دانش با هدف دستیابی بهتر به اهداف است.
ساده بگوییم، انباشت، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش، به شما این امکان را می دهد تا در سازمان خود، فرهنگی را ایجاد کنید که می تواند کارایی و شادی کارکنان را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد. اما مدیریت دانش بدون اثر مثبت، تنها بر جنبه مالی و سطح رضایت کارکنان تاثیر می گذارد و نه بهبود کلی روند سازمانی!
 
 
فرایند مدیریت دانش
در سازماندهی مدیریت دانش برای یک سازمان، فرآیندی وجود دارد که شامل چهار مرحله به شرح زیر است:
۱) کشف
چگونه دانش درون سازمان کشف خواهد شد؟ در هر سازمانی، منابع مختلفی از دانش وجود دارند که باید شناسایی شوند. الزامات دانش ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. این تفاوت به عواملی مانند دامنه تجارت، بازار هدف، اهداف آینده و موارد دیگر بستگی دارند. مرحله کشف به درک جامعی از جریان دانشِ سازمانی کمک می‌کند.
۲) ذخیره
دانش جدید و موجود چگونه ذخیره خواهد شد؟ هر سازمانی دارای دانش گسترده‌ای است که باید به صورت آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی ‌که منجر به طبقه بندی اطلاعات می‌شود، دانش به راحتی قابل دسترسی است و قابلیت استفاده و به اشتراک گذاری آن افزایش می‌یابد. این مرحله می‌تواند شامل پویش اسناد، استفاده از فراداده و فهرست‌سازی باشد.
۳) ارزیابی
چگونه می‌توان به بهترین وجه دانش را ارزیابی کرد؟ این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع‌آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند به بهترین نحو می‌توان آن را در ساختار سازمان قرار داد یا خیر! این مرحله زمانی است که یک سازمان باید با تغییر فرهنگی به سمت تسهیم دانش و ایجاد نیروهای کاری به عنوان افرادی مبتکر را ترویج کند.
۴) اشتراک
چگونه افراد درون سازمان به بهترین وجه می‌توانند به دانش دسترسی پیدا کنند؟ هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به آن در داخل سازمان است. ساخت سیستمی ‌که کارساز باشد، اولین قدم مهم خواهد بود! اما افراد باید نحوه استفاده از آن سیستم را بفهمند. اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به یادگیری سیستم‌های مدیریت دانایی کمک کند. پس از استفاده از سیستم، شرکت از افزایش کارآیی، تصمیم گیری بهتر و کارکنان مبتکرتر بهره‌مند می‌شود.
مفهوم مستندسازی
مستندسازي يعني ثبت (مکتوب نمودن)، گردآوری، تنظیم و تدوين، دسته بندی و نگاهداری اطلاعات و مفاهيمي كه خود از فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد. بررسي مفاهيم فوق نشان مي دهد كه همة آنها بر حفظ و نگهداري اطلاعات تكيه مي كنند. وجه اشتراك اقدامات مستندسازي، مكتوب نمودن بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان است.
مستندسازي مستلزم برقراری ارتباط اسنادی بین وجوه مختلف انجام يك فعاليت يا مجموعه فعاليت هاست كه در زیر به آن ها اشاره شده است:
فعاليت يا فعاليت هاي موردنظر در جهت تأمین هدف يا هدف هاي خاصي سازمان دهي شده باشد.
راهکارهای اجرايي و اقدام های ضروری راجع به هر فعاليت از قبل مشخص و تعريف شده باشد.
مرجع ذيصلاحي انجام آن را به تصويب رسانيده و مجريان شناسايي و معين شده باشند.
نتايج فعالیت ها و آثار مترتب بر آن، اعم از مثبت يا منفي بنابر پيش بيني معين و مشخص شده باشند.
تجربه چیست؟
در زیر تعریف تجربه از منظر های گوناگون نشان داده شده است:
مفهوم آزمودن و از آزمودة خويش آموختن
يكي از فوايد اصلي و اولية تجربه، ايجاد تصويری تاريخي در ذهن است. به كمك اين تصوير ميتوان شرايط و اتفاقات جديد را مشاهده و درك كرد. دانش ناشي از تجربيات، نقش يا نقوشي آشنا در ذهن به وجود مي آورد كه با استفاده از آنها ميتوان بين آنچه كه اكنون در حال شكل گرفتن است و آنچه كه قبلاً اتفاق افتاده، ارتباط برقرار كرد .
تجربه را فرآيند مواجهه و شناخت مسئله، اتخاذ تصميم و اقدام درجهت اجراي آن در جريان حل يك مسئله يا مشكل جديد نيز مي دانند. تجربه منبع اصلي آموزش مديريت، وظايف، مسئولیتها و چالشهای شغلي است.
تجربه فرايند حصول دانش يا مهارت در يك مقطع زماني خاص است كه از طريق مشاهده و انجام دادن كاري حاصل ميشود.
تجربه عبارت از بیان مشاهدات، تجزيه و تحلیل، اندازه گیری، ثبت، مقايسه، تمثیل، طبقه بندی و تعريف فعل و انفعالات پديده ها است.
اهمیت مستندسازی تجربه
انسانها به دليل محدوديت ظرفیت ضمیر ناخودآگاه خود، قادر به حفظ و يادآوري تمامي مطالب نيستند. يادگيري ميتواند از طريق تجربه تحقق يابد. همة مديران براي يادگيري از اشتباهات قبلي خود، ارزش قائل ميشون و براي مديران موفق ضروري است كه متوجه شوند چه كارهايي را غلط انجام داده اند، پيامدهاي آن چه بوده است و چگونه در آينده از شرايط مشابه اجتناب كنند. جالب است بدانید ۷۰ درصد مشکلات يک سازمان تکرار پذير می باشند اما متاسفانه ثبت نگرديده است.
بسياري از تجربيات با الگوسازي و يادگيري از طريق مشاهدة نحوة کار نظام مند افراد يا سازمان های موفق و تجزيه و تحليل نحوة كار آنها بدست آيد. مستندسازي روشها، فنون و آموخته هاي انسانها، راهكارهاي مطمئن در انتقال تجربيات فردي و اجتماعي به ديگران است.
کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمونهای پیشین و گاهي اوقات مخرب، ممانعت از هزينه هاي سخت افزاري و نرم افزاري براي دستيابي به يك تجربه و يا واقعه دريافت انتقاد و اظهارنظر ديگران به رشد و پرورش افكار، اطلاعات و تجربيات كمك مي كند.
اهمیت و مزایای مستندسازی تجارب
الف. منافع فردی مستند سازی تجارب
تقويت مهارت بازخواني وقايع، گرد آوري اطلاعات و …
غلبه بر ترس از نوشتن و تقويت مهارتهاي نگارشي
تقويت مهارت سازماندهي و هماهنگي اجزا در قالب يك كل هدفمند
جلب توجه افراد به ابعاد مختلف رويدادها، مسائل سازماني و…
ب. منافع سازماني مستندسازی تجارب
ثبت تاريخي، تحلیلي و علمي تجارب، موفقيت هاي فردي و سازماني، ثبت مراحل تغيير و رشد سازمان و…
فراهم آمدن زمينه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازماني در سازمان
توجه به سازمان و مسائل آن از ابعاد و زوايای مختلف
فراهم شدن زمینه بازخواني رويدادهای گذشته و امکان ارزيابي علمي نقاط قوت و ضعف سازمان و مديران آن
ارائه تصويری جامع از مجموعه رويدادهاي سازماني مرتبط به هم
تسهيل و تقويت يادگیری سازماني
ابزاري براي الگوبرداري از بهترين تجربيات (Benchmarking)
کدام تجربه را مستند کنیم؟
تجربه ای كه حداقل يکي از ويژگیهای زير را دارد، ارزش يادآوري و مستندسازي خواهد داشت:
نتايج آن باعث تغییر و تأثیرگذارى در سازمان شود.
نقطة عطفي در دوران مديريت مديران محسوب شود.
براي شما ارزشمند و به ياد ماندني محسوب شود و از آن درس گرفته باشيد.
نسبت به تواناييهاي خود ديدگاهتان را تغییر داده باشد.
ديد شما را نسبت به همكاران و شرايط كاري خود عوض كرده باشد.
چه مواردی را می توان به عنوان دانش نوشت و مستند نمود؟
موارد زير در صورت مستندسازي و نگارش صحيح ” دانش ” محسوب مي شوند.
1.      تجربیات عملي از پياده سازي يك روش يا شيوه جديد و نتايج حاصل از يك تغيير يا نوآوري در فرآيندهاي كاري
2.      بيان موفقیت های سازمان به شرط آنكه در خصوص تصميم ها، نگرش ها و جزئيات دستيابي به اين موفقيت و بررسي گزينه هاي مختلف توضيحاتي داده شود .
3.      بيان شکست ها و درسي كه از آن آموخته ايم .
4.      مستند سازي موارد تجربي و کاربردی كه در كتابها، مقالات و اينترنت يافت نمي شوند.
5.      مستندسازي تغییرات، تصميمات مهم مديران و دانشي كه اين تصميم ها را احاطه كرده است.
6.      مستندسازي حوادث، شامل جزئيات و علل ريشه اي بروز حادثه و توصيه هائي براي جلوگيري از بروز مجدد آن و درس هاي آموخته از هر حادثه .
7.      مصاحبه با مديران و مسئولين و مستندسازي تجربيات ايشان .
8.      مستندسازي تجربیات گروهي براي حل يك مسئله يا مشكل سازماني يا فرآيندي به صورت انجمن هاي خبرگي
9.      مستند سازي روايتهای سازماني و روايت گوئي ها[۱] ( Story Telling )
10. موردنويسي ( نوشتن Case Study ) به عنوان مثال در مورد پي بردن به يك نوع خرابي خاص به ويژه در كارهاي بازرسي فني و تعميرات ثبت و نگارش تلاش ها و تصميمات و مراحل بر طرف نمودن موفقيت آميز آن عيب يا خرابي، توصيه هائي براي جلوگيري و بروز مجدد آن عيب و درس هاي آموخته از آن يك نمونه مورد نويسي به حساب مي آيد.
11. شركت در يك سخنراني مهم کاربردی يا دعوت از مديران با تجربه، بازنشسته و قديمي براي سخنراني و مستند سازي مهمترين بخش ها و پيام سخنراني .
12. مستند سازي و ارائه مهمترين مطالب آموخته شده در يك ماموريت آموزشي برون مرزي يا يك دوره آموزش تخصصي كاربردي در خارج از سازمان .
13. انجام تحقیق و پژوهشهای کاربردی در حوزه هاي مربوط به سازمان و مستندسازي نتايج و دانش حاصل از پژوهش كاربردي.
14. مستندسازي درس هاي آموخته از پروژه ها .
15. مصاحبه با عوامل موثر و درگير در يك واقعه مهم سازماني (ظير يك پروژه، تعميرات اساسي يا بازسازي) و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربيات، نظرات و پيشنهادات ايشان در اين خصوص.
16. شناسائي و ارزيابي ريسک واحدها و تجهيزات فرآيندي و ارائه نكات و مطالبي در خصوص ريسك هاي اصلي و بزرگ واحد يا يك تجهيز و بيان تمهيدات لازم . (بهتر است اين نوع مستندسازي به صورت گروهي و در قالب انجمن خبرگي صورت پذيرد.)
17. انجام بازديد از سازمان هاي موفق در زمينه هاي مختلف و انجام الگو برداري از بهترين و مستند سازي و ثبت مهمترين تجربيات (Bench Marking )، برداشت ها و آموخته ها از الگو برداري ها
18. مستند سازي تعاملات دانشي با سازمان ها و موسسات ديگر و كانال هاي ارتباطي و تعامل دانشي با اين موسسات و نيز مستند سازي فعاليت هاي مشترك و مهم
19. تعامل با سازمان های مشابه و ثبت تجربيات ايشان در خصوص فرآيندها و تجهيزات مشترك و يا تحقيق و تفحص اينترنتي در مورد نحوه برخورد يك سازمان ديگر با مشكلات كنوني ما .
20. برگزاری جلسات هم انديشي در مورد يك مشكل سازمان و مستندسازي مهمترين يافته ها و به ويژه پس از عملي و اجرائي شدن يك يا دو مورد.
چگونه تجربه ها را مستند کنیم؟
يكي از روشها: استفاده از روش موردنويسي
توانايي بالقوة اين روش در گردآوري و انتقال دانش، آن را به ابزاري مناسب براي ثبت و انتقال تجربيات سازماني تبديل كرده است. مورد عبارت است از ثبت يك مسئلة مديريتي كه مدير سازمان يا كاركنان با آن روبهرو هستند، همراه با شرايط محيطي و روندهاي مؤثر برآن و نيز ايدهها، پيشفرضها و قضاوتهايي كه اين افراد تصميمات خود را بر آن اساس اتخاذ نموده اند.
 
گام اول: توصیف موضوع/ بیان مسئله:
تشريح كنيد مشکل يا مسئله ای كه در سازمان با آن مواجه بوده ايد، چيست؟ عوامل و شرايطي كه موجب به وجود آمدن و بروز مشكل شده كدام است؟ آيا اطلاعات کافى جمع آورى شده است؟ آيا ابعاد مختلف آن بررسى شده است؟ گستردگى موضوع تا چه حد است؟ اگر اقدامى براى حل مشكل نشود، چه پيامدهايي خواهد داشت ؟ ضرورت و اهميت آن چيست؟ (تشريح كنيد موقعيت زمانى و مكانى مشكلى كه با آن مواجه بوده ايد چه بوده است و نقطة شروع آن از كجاست؟)
گام دوم: راه حلهای ارائه شده برای حل مسئله :
چه اقداماتي براي حل مسئله انجام شده است؟ راه حلهاي ارائه شده كدام است؟ در اينجا لازم است نويسنده، شيوه هاي ارائة راه حل را كه فردي يا گروهي است، توصيف كند ( از مشاورت چه افرادي استفاده شده است؟ آيا به قدر كافى به جستجوى راه حلهاى متفاوت فكر كرده ايد؟)
گام سوم: روش يا روشهای انتخاب راه حل :
شيوة تصميم گيري چگونه بوده است؟ در اين بخش توصيف كنيد كدام راه حل را برگزيده ايد؟ چرا اين راه حل مناسب ترين بوده است؟ چگونگي و فرايند اتخاذ اين تصميم را توصيف كنيد. آيا راه حل انتخابي نوآورانه است؟ چرا؟ آيا نتايج و پيامدهاى هريك از راه حلهاى ارائه شده مورد بررسى قرار گرفته است؟
گام چهارم : توصیف اقدامات انجام شده پس از تصمیم گیری :
اقدامات انجام شده پس از تصميم گيري چه بوده است؟ تقدم و تأخر اقدامات به لحاظ زمانبندي چگونه است؟ چه كساني در اين اقدامات سهيم بوده اند؟ فهرستي از اقدامات انجام شده آماده شده است؟
گام پنجم : نتايج به دست آمده از انجام اقدامات:
تغييرات مشاهده شده در راستاي حل مسئله چيست؟ آثار مثبت و منفي اقدامات كدام است؟ چه نتايجي از اقدامات انجام شده به دست آمده است؟ آيا مشكل حل شده است؟ اين تجربه را تا چه حد ميتوان در شرايط مشابه به كار برد؟ چه پيشنهاداتي براي به كارگيرندة اين تجربه داريد؟
[۱] منظور روايت ها و حكايت هاي سازماني است كه در خصوص وقايع و تجربيات گذشته معمولاً در ساعات صرف صبحانه، ناهار و هنگام نوشيدن چاي و به دلايل مختلف توسط كاركنان در خصوص مسائل، مشكلات، مصيبت ها و راه حل ها و موفقيت بيان مي شون
 
 
مفهوم مستندسازی
مستندسازي يعني ثبت (مکتوب نمودن)، گردآوری، تنظیم و تدوين، دسته بندی و نگاهداری اطلاعات و مفاهيمي كه خود از فعاليتي هدفمند، دقيق و منظم حكايت دارد. بررسي مفاهيم فوق نشان مي دهد كه همة آنها بر حفظ و نگهداري اطلاعات تكيه مي كنند. وجه اشتراك اقدامات مستندسازي، مكتوب نمودن بخشي از دانسته ها و آگاهي هاي انسان است.
مستندسازي مستلزم برقراری ارتباط اسنادی بین وجوه مختلف انجام يك فعاليت يا مجموعه فعاليت هاست كه در زیر به آن ها اشاره شده است:
فعاليت يا فعاليت هاي موردنظر در جهت تأمین هدف يا هدف هاي خاصي سازمان دهي شده باشد.
راهکارهای اجرايي و اقدام های ضروری راجع به هر فعاليت از قبل مشخص و تعريف شده باشد.
مرجع ذيصلاحي انجام آن را به تصويب رسانيده و مجريان شناسايي و معين شده باشند.
نتايج فعالیت ها و آثار مترتب بر آن، اعم از مثبت يا منفي بنابر پيش بيني معين و مشخص شده باشند.
تجربه چیست؟
در زیر تعریف تجربه از منظر های گوناگون نشان داده شده است:
مفهوم آزمودن و از آزمودة خويش آموختن
يكي از فوايد اصلي و اولية تجربه، ايجاد تصويری تاريخي در ذهن است. به كمك اين تصوير ميتوان شرايط و اتفاقات جديد را مشاهده و درك كرد. دانش ناشي از تجربيات، نقش يا نقوشي آشنا در ذهن به وجود مي آورد كه با استفاده از آنها ميتوان بين آنچه كه اكنون در حال شكل گرفتن است و آنچه كه قبلاً اتفاق افتاده، ارتباط برقرار كرد .
تجربه را فرآيند مواجهه و شناخت مسئله، اتخاذ تصميم و اقدام درجهت اجراي آن در جريان حل يك مسئله يا مشكل جديد نيز مي دانند. تجربه منبع اصلي آموزش مديريت، وظايف، مسئولیتها و چالشهای شغلي است.
تجربه فرايند حصول دانش يا مهارت در يك مقطع زماني خاص است كه از طريق مشاهده و انجام دادن كاري حاصل ميشود.
تجربه عبارت از بیان مشاهدات، تجزيه و تحلیل، اندازه گیری، ثبت، مقايسه، تمثیل، طبقه بندی و تعريف فعل و انفعالات پديده ها است.
اهمیت مستندسازی تجربه
انسانها به دليل محدوديت ظرفیت ضمیر ناخودآگاه خود، قادر به حفظ و يادآوري تمامي مطالب نيستند. يادگيري ميتواند از طريق تجربه تحقق يابد. همة مديران براي يادگيري از اشتباهات قبلي خود، ارزش قائل ميشون و براي مديران موفق ضروري است كه متوجه شوند چه كارهايي را غلط انجام داده اند، پيامدهاي آن چه بوده است و چگونه در آينده از شرايط مشابه اجتناب كنند. جالب است بدانید ۷۰ درصد مشکلات يک سازمان تکرار پذير می باشند اما متاسفانه ثبت نگرديده است.
بسياري از تجربيات با الگوسازي و يادگيري از طريق مشاهدة نحوة کار نظام مند افراد يا سازمان های موفق و تجزيه و تحليل نحوة كار آنها بدست آيد. مستندسازي روشها، فنون و آموخته هاي انسانها، راهكارهاي مطمئن در انتقال تجربيات فردي و اجتماعي به ديگران است.
کاهش زمان، جلوگیری از تکرار آزمونهای پیشین و گاهي اوقات مخرب، ممانعت از هزينه هاي سخت افزاري و نرم افزاري براي دستيابي به يك تجربه و يا واقعه دريافت انتقاد و اظهارنظر ديگران به رشد و پرورش افكار، اطلاعات و تجربيات كمك مي كند.
اهمیت و مزایای مستندسازی تجارب
الف. منافع فردی مستند سازی تجارب
تقويت مهارت بازخواني وقايع، گرد آوري اطلاعات و …
غلبه بر ترس از نوشتن و تقويت مهارتهاي نگارشي
تقويت مهارت سازماندهي و هماهنگي اجزا در قالب يك كل هدفمند
جلب توجه افراد به ابعاد مختلف رويدادها، مسائل سازماني و…
ب. منافع سازماني مستندسازی تجارب
ثبت تاريخي، تحلیلي و علمي تجارب، موفقيت هاي فردي و سازماني، ثبت مراحل تغيير و رشد سازمان و…
فراهم آمدن زمينه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازماني در سازمان
توجه به سازمان و مسائل آن از ابعاد و زوايای مختلف
فراهم شدن زمینه بازخواني رويدادهای گذشته و امکان ارزيابي علمي نقاط قوت و ضعف سازمان و مديران آن
ارائه تصويری جامع از مجموعه رويدادهاي سازماني مرتبط به هم
تسهيل و تقويت يادگیری سازماني
ابزاري براي الگوبرداري از بهترين تجربيات (Benchmarking)
کدام تجربه را مستند کنیم؟
تجربه ای كه حداقل يکي از ويژگیهای زير را دارد، ارزش يادآوري و مستندسازي خواهد داشت:
نتايج آن باعث تغییر و تأثیرگذارى در سازمان شود.
نقطة عطفي در دوران مديريت مديران محسوب شود.
براي شما ارزشمند و به ياد ماندني محسوب شود و از آن درس گرفته باشيد.
نسبت به تواناييهاي خود ديدگاهتان را تغییر داده باشد.
ديد شما را نسبت به همكاران و شرايط كاري خود عوض كرده باشد.
چه مواردی را می توان به عنوان دانش نوشت و مستند نمود؟
موارد زير در صورت مستندسازي و نگارش صحيح ” دانش ” محسوب مي شوند.
1.      تجربیات عملي از پياده سازي يك روش يا شيوه جديد و نتايج حاصل از يك تغيير يا نوآوري در فرآيندهاي كاري
2.      بيان موفقیت های سازمان به شرط آنكه در خصوص تصميم ها، نگرش ها و جزئيات دستيابي به اين موفقيت و بررسي گزينه هاي مختلف توضيحاتي داده شود .
3.      بيان شکست ها و درسي كه از آن آموخته ايم .
4.      مستند سازي موارد تجربي و کاربردی كه در كتابها، مقالات و اينترنت يافت نمي شوند.
5.      مستندسازي تغییرات، تصميمات مهم مديران و دانشي كه اين تصميم ها را احاطه كرده است.
6.      مستندسازي حوادث، شامل جزئيات و علل ريشه اي بروز حادثه و توصيه هائي براي جلوگيري از بروز مجدد آن و درس هاي آموخته از هر حادثه .
7.      مصاحبه با مديران و مسئولين و مستندسازي تجربيات ايشان .
8.      مستندسازي تجربیات گروهي براي حل يك مسئله يا مشكل سازماني يا فرآيندي به صورت انجمن هاي خبرگي
9.      مستند سازي روايتهای سازماني و روايت گوئي ها[۱] ( Story Telling )
10. موردنويسي ( نوشتن Case Study ) به عنوان مثال در مورد پي بردن به يك نوع خرابي خاص به ويژه در كارهاي بازرسي فني و تعميرات ثبت و نگارش تلاش ها و تصميمات و مراحل بر طرف نمودن موفقيت آميز آن عيب يا خرابي، توصيه هائي براي جلوگيري و بروز مجدد آن عيب و درس هاي آموخته از آن يك نمونه مورد نويسي به حساب مي آيد.
11. شركت در يك سخنراني مهم کاربردی يا دعوت از مديران با تجربه، بازنشسته و قديمي براي سخنراني و مستند سازي مهمترين بخش ها و پيام سخنراني .
12. مستند سازي و ارائه مهمترين مطالب آموخته شده در يك ماموريت آموزشي برون مرزي يا يك دوره آموزش تخصصي كاربردي در خارج از سازمان .
13. انجام تحقیق و پژوهشهای کاربردی در حوزه هاي مربوط به سازمان و مستندسازي نتايج و دانش حاصل از پژوهش كاربردي.
14. مستندسازي درس هاي آموخته از پروژه ها .
15. مصاحبه با عوامل موثر و درگير در يك واقعه مهم سازماني (ظير يك پروژه، تعميرات اساسي يا بازسازي) و تلاش در جهت ثبت مشاهدات، تجربيات، نظرات و پيشنهادات ايشان در اين خصوص.
16. شناسائي و ارزيابي ريسک واحدها و تجهيزات فرآيندي و ارائه نكات و مطالبي در خصوص ريسك هاي اصلي و بزرگ واحد يا يك تجهيز و بيان تمهيدات لازم . (بهتر است اين نوع مستندسازي به صورت گروهي و در قالب انجمن خبرگي صورت پذيرد.)
17. انجام بازديد از سازمان هاي موفق در زمينه هاي مختلف و انجام الگو برداري از بهترين و مستند سازي و ثبت مهمترين تجربيات (Bench Marking )، برداشت ها و آموخته ها از الگو برداري ها
18. مستند سازي تعاملات دانشي با سازمان ها و موسسات ديگر و كانال هاي ارتباطي و تعامل دانشي با اين موسسات و نيز مستند سازي فعاليت هاي مشترك و مهم
19. تعامل با سازمان های مشابه و ثبت تجربيات ايشان در خصوص فرآيندها و تجهيزات مشترك و يا تحقيق و تفحص اينترنتي در مورد نحوه برخورد يك سازمان ديگر با مشكلات كنوني ما .
20. برگزاری جلسات هم انديشي در مورد يك مشكل سازمان و مستندسازي مهمترين يافته ها و به ويژه پس از عملي و اجرائي شدن يك يا دو مورد.
چگونه تجربه ها را مستند کنیم؟
يكي از روشها: استفاده از روش موردنويسي
توانايي بالقوة اين روش در گردآوري و انتقال دانش، آن را به ابزاري مناسب براي ثبت و انتقال تجربيات سازماني تبديل كرده است. مورد عبارت است از ثبت يك مسئلة مديريتي كه مدير سازمان يا كاركنان با آن روبهرو هستند، همراه با شرايط محيطي و روندهاي مؤثر برآن و نيز ايدهها، پيشفرضها و قضاوتهايي كه اين افراد تصميمات خود را بر آن اساس اتخاذ نموده اند.
 
گام اول: توصیف موضوع/ بیان مسئله:
تشريح كنيد مشکل يا مسئله ای كه در سازمان با آن مواجه بوده ايد، چيست؟ عوامل و شرايطي كه موجب به وجود آمدن و بروز مشكل شده كدام است؟ آيا اطلاعات کافى جمع آورى شده است؟ آيا ابعاد مختلف آن بررسى شده است؟ گستردگى موضوع تا چه حد است؟ اگر اقدامى براى حل مشكل نشود، چه پيامدهايي خواهد داشت ؟ ضرورت و اهميت آن چيست؟ (تشريح كنيد موقعيت زمانى و مكانى مشكلى كه با آن مواجه بوده ايد چه بوده است و نقطة شروع آن از كجاست؟)
گام دوم: راه حلهای ارائه شده برای حل مسئله :
چه اقداماتي براي حل مسئله انجام شده است؟ راه حلهاي ارائه شده كدام است؟ در اينجا لازم است نويسنده، شيوه هاي ارائة راه حل را كه فردي يا گروهي است، توصيف كند ( از مشاورت چه افرادي استفاده شده است؟ آيا به قدر كافى به جستجوى راه حلهاى متفاوت فكر كرده ايد؟)
گام سوم: روش يا روشهای انتخاب راه حل :
شيوة تصميم گيري چگونه بوده است؟ در اين بخش توصيف كنيد كدام راه حل را برگزيده ايد؟ چرا اين راه حل مناسب ترين بوده است؟ چگونگي و فرايند اتخاذ اين تصميم را توصيف كنيد. آيا راه حل انتخابي نوآورانه است؟ چرا؟ آيا نتايج و پيامدهاى هريك از راه حلهاى ارائه شده مورد بررسى قرار گرفته است؟
گام چهارم : توصیف اقدامات انجام شده پس از تصمیم گیری :
اقدامات انجام شده پس از تصميم گيري چه بوده است؟ تقدم و تأخر اقدامات به لحاظ زمانبندي چگونه است؟ چه كساني در اين اقدامات سهيم بوده اند؟ فهرستي از اقدامات انجام شده آماده شده است؟
گام پنجم : نتايج به دست آمده از انجام اقدامات:
تغييرات مشاهده شده در راستاي حل مسئله چيست؟ آثار مثبت و منفي اقدامات كدام است؟ چه نتايجي از اقدامات انجام شده به دست آمده است؟ آيا مشكل حل شده است؟ اين تجربه را تا چه حد ميتوان در شرايط مشابه به كار برد؟ چه پيشنهاداتي براي به كارگيرندة اين تجربه داريد؟
[۱] منظور روايت ها و حكايت هاي سازماني است كه در خصوص وقايع و تجربيات گذشته معمولاً در ساعات صرف صبحانه، ناهار و هنگام نوشيدن چاي و به دلايل مختلف توسط كاركنان در خصوص مسائل، مشكلات، مصيبت ها و راه حل ها و موفقيت بيان مي شون
ضرورت تجربه نگاری
گروه های تخصصی مختلف در مرکز راهبری برهان در راستای اقامه دین و فعالیت در این عرصه از مسئله شناسی و تولید علم تا پیگیری فرایند اجرا و رصد آن مشغول به فعالیت هستند. ضروری می نمود در راستای تجمیع تجارب  این گروه ها و تولید عقلانیت جمعی متراکم حاصل از این فعالیت ها در عرصه اقامه دین تمامی تجارب و زحمات گروه ها مستند و مکتوب شده بشود تا هم قابلیت نقد و بررسی پیدا کند و هم قابلیت ارتقاء و پیشرفتی که با خوانش دوباره این فعالیت ها و مقایسه با حرکت سایر گروه ها حاصل می شود و در نهایت «عقلانیت اقامه» را شکل می دهد و در حرکتی دیالکتیک در روح برهان و حرکت گروه ها و افراد تزریق می شود.
از طرف دیگر مجموعه برهان با رصد فعالیت های اندیشکده ای موجود تلاش کرده است با استفاده از مزایای آن ها و سعی در احتراز از معایب موجود و با توجه به هویت طلبگی و میراث بری انبیاء به سمت تشکیل «مرکز راهبری» حرکت کند  صرفا اندیشکده ای که به رصد و ارائه راه حل های مبتنی بر خلاقیت در عرصه های مختلف اقدام می کند نباشد. لذا نیاز به مکتوبه ای بود تا مبانی مرکز راهبری برهان از مدل مدیریت منابع انسانی و گروه محوری تا لحاظ هویت میراث بری انبیاء و سایر مبانی به به صورت تدریجی تدوین و به صاحب نظران عرضه شود تا قابلیت نقد و بررسی پیدا کند.
مجموع این اهداف نگارش مکتوبه تجربه نگاری مرکز راهبری برهان را ضروری می نمود.
روند نگارش
برای نگارش این نشریه به ترتیب مراحل ذیل طی می شود.
جلسه بررسی روند طراحی نشریه تجربه نگاری
طراحی سوالات تجربه نگاری ناظر به تجربه فعالیت دوره ای گروه های تخصصی مرکز برهان به صورت مجموعه و همچنین سوالات اختصاصی مربوط به موضوع و عرصه تخصصی هر گروه در
بازبینی و نقد و بررسی سوالات و تدوین نسخه نهایی
انجام ۵ مصاحبه با مسئولین گروه های تخصصی
پیاده سازی بیانات، ویرایش ادبی و محتوایی و تدوین اولیه
بازخوانی دوباره و تکمیل نواقص یا سوالات جا افتاده و تکمیل آن با رفت و برگشت با مصاحبه شونده
تهیه نسخه نهایی،ویراستاری و طراحی جلد
گام ­های بعد
تجربه نگاری و مستند سازی حرکات مشابه برهان و تلاش برای ایجاد فضای نقد و مباحثه، سرریز کردن محسنات مجموعه های دیگر در گروه های تخصصی برهان، نظارتی راهبردی بر فضای پیشرفت گروه های برهان و در انتها کمک به پیش برد عقلانیت فضای اقامه ی دین در حوزات علمیه را می­توان گام های بعدی تجربه نگاری های موجود دانست